شاید برای شما هم پیش آمده که آنقدر کار روی سرتان ریخته شده باشد که نگران تمام کردن آن باشید و اکثرا برای انجام کارها زمان کم بیاورید؟ عموما ما در این حالت برای انجام دادن همه ی کارها زمان سر رسید کارها را به تعویق می اندازیم و این تعویع انداختن ها ی مکرر باعث می شود که فردی بی نظم به نظر بیاییم. برای همین در این مقاله به شما پیشنهادی داریم که بتوانید راحتتر زمانتان را مدیریت کنید. این راه کار استفاده از ماتریس آیزنهاور است.

اول از همه آیزنهاور، مبدع این روش کیست؟

آیزنهاور سی و چهارمین رئیس جمهور آمریکا بود، او در زمان جنگ جهانی دوم، فرماندهی ناتو و برنامه ریزی و اجرا عملیات را برعهده داشت. در این مدت آیزنهاور مجبور بود تصمیمات دشواری را در مورد اینکه هر روز بر روی کدام کارهای خود تمرکز کند تا بیشترین نتیجه را برای پیشرفت در اهداف بگیرد داشت. استراتژی او برای این تصمیم گیری ها، منجر به ایجاد ماتریس آیزنهاور شد.

در خصوص مدیریت زمان می توان گفت، که از سال ۹۰ تا سال ۹۷ بیش از ۵۰۰۰ جلد کتاب درباره مدیریت زمان در آمریکا، بیش از ۴۰۰۰ اپلیکیشن در اپ استور و بیش از ۱۰۰ اپلیکیشن در کافه بازار درباره مدیریت زمان، افزایش کاریی و بازدهی منتشر شده است. ( تا زمان نوشتن این مقاله) اما کماکان ماتریس آیزنهاور یکی از بهترین روش ها برای مدیریت کارها است.

ایزنهاور در سخنرانی ای که در سال ۱۹۵۴ داشت گفت: ” من در کارهایم دو نوع مشکل دارم، کارهای فوری و مهم، فوری ها مهم نیستند و مهم ها هیچگاه فوری نیستند” این جمله اساس ماتریس آیزنهاور است.

در ماتریس آیزنهاور ما کارهایی را که در طول روز انجام می دهیم را میتوانیم به چهار دسته تقسیم کنیم.

• کارهای غیر مهم و ضروری (رد کردن)

• کارهای مهم و ضروری (عجله ای)

• کارهای غیر مهم و غیرضروری (وقت تلف کن)

• کارهای مهم و غیر ضروری (رشد)

فعالیت های مهم: این کارها منجر به پیشرفت ما به سوی اهدافمان می شوند. چه اهداف حرفه ای باشند چه شخصی.

فعالیت های فوری: کارهایی هستند که نیاز به توجه و عکس العمل فوری دارند و در صورت نادیده گرفتن آنها، ممکن است به دردسر بیافتیم. معمولا در این کارها پای نفرات دیگری هم در میان است.

 

 

• کارهای غیر مهم و ضروری:

عموما این دست از کارها زیاد ارتباطی به اهداف ما ندارند و درخواستی است که دیگران از ما در راستای اهدافشان می کنند. بعنوان مثال کارمندی را فرض کنید که مشغول تهیه گزارش برای مدیرش است و کاملا روی این کار تمرکز کرده است ( خود اینکار برای کارمند یک کار مهم به حساب می آید، چون در راستای هدفش است و برای اینکار حقوق دریافت می کند) در همین هنگام یکی از همکارانش پیش او می آید و از او می خواهد که در مورد مشخصات یکی از محصولات شرکت برای او توضیح دهد، این درخواست یک کار غیر مهم برای کارمند است چون ارتباط مستقیمی با او ندارد و یک کار ضروری است چون همکارش کنارش ایستاده است.

استراتژی ای که عموما باید در نوع کارها داشته باشیم، رد کردن درخواست فرد و ارجاع آن فرد به آدم مربوطه یا گوگل یا کاتالوگ و … است.

 

 

 

• کارهای مهم و ضروری:

این کارها دو نوع هستند، کارهایی که به دلیل پشت گوش انداختن ما، به مرحله ی ضروری و دقیقه ۹۰ رسیده اند یا کارهایی که پیش بینی نشده و برنامه ریزی نشده بوجود آمده اند. بعنوان مثال در دوران دانشگاه در پایان ترم مجبور بودیم که یک کتاب ۴۰۰ صفحه ای را در سه روز مطالعه کنیم، این یک کار مهم و ضروری بوده است. اما اگر دقت کنیم میبینیم که ما می توانستیم در طول یک ترم هم این کار را انجام دهیم (این کار مهم و غیرضروری بوده است) که به دلیل پشت گوش انداختن، این کار از حالت غیر ضروری به حالت ضروری تغییر پیدا موقعیت کرده است. از کارهای پیش بینی نشده می­توان درخواست مدیرمان برای یک گزارش فوری در لابلای کارهایمان اشاره کرد.

با توجه به اینکه این کارها برای ما مهم هستند و برای انجام آنها زیاد زمان نداریم (فوری)، باید برای آنها از قبل برنامه داشته باشیم.

• اگر کارها به دلیل پشت گوش انداختن ما به این مرحله رسیده اند، باید سبک انجام کارهایمان تغییر دهیم و انجام کارها تا آخرین زمان سر رسید آن به تعویق نیندازیم.

• اگر کارها از جنس برنامه ریزی نشده و پیش بینی نشده باشند، باید در برنامه روزانه­مان زمانی هایی خالی برای این کارها اختصاص دهیم.

• کارهای غیر مهم و غیرضروری

این کارها، وقت تلف کن ها هستند چون نه ما را به هدفمان نزدیک میکنند و نه ضرورتی برای انجام آن داریم. تلویزیون دیدن، پرسه زدن در شبکه های اجتماعی برای سرگرمی، بازی های کامپیوتری و … از این دست کارها هستند.

اگر به کارهای روزانه مان دقت کنیم متوجه خواهیم شد که این کارها بسیار زمان ما را اشغال می کنند.

• کارهای مهم و غیر ضروری

این کارها منجر به رشد و نزدیک شدن ما به اهدافمان می شوند. تفاوت افراد موفق و افراد معمولی در میزان زمانی است که به این کارها اختصاص می دهند. این کارهای مهم به دلیل اینکه فوریتی در انجام آن وجود ندارد، افراد کمی هستند که به آنها بها می دهند و روی آن تمرکز میکنند. این کارها در بلند مدت می تواند باعث موفقیت ما بشود و زندگی ما را تغییر دهد اما بیشتر مردم از آن غافل هستند. عموما ما کارهایی را مهم می دانیم که توسط دیگران از ما پیگیری می شود، اما ماهیت کارهای “مهم و غیرضروری” از این دست نیست و به خود ما بر می­گردد و به میزان برنامه ریزی ما برای این کارها بستگی دارد. بعنوان مثال آموزش دیدن یکی از این کارها است. همانطور که می دانیم، آموزش (منظور فقط آموزش آکادمیک نیست) کار مهمی است چون فرآیند رسیدن ما به اهدافمان را تسهیل می کند اما همین الان ضرورت انجام آن برای ما وجود ندارد. به همین خاطر افراد کمی را در جامعه می بینیم که برای آموزش خودشان برنامه ریزی می کنند.

دیل کارنگی (۱۸۸۸ تا ۱۹۵۵) محقق، نویسنده و سخنران بزرگ آمریکایی، در یکی از تحقیق های خود، سبک زندگی و تصمیم گیری ۵۰۰ نفر از رهبران و مدیران موفق را که از اوایل تا اواسط قرن ۲۰ ام زندگی می کردند را مورد مطالعه قرار داد. او با استفاده از ماتریس آیزنهاور تلاش کرد تا سبک تصمیم گیری این افراد را پیدا کند. مطالعه او نشان داد که تقریبا تمام این افراد اولویت اول زندگی شان بر اساس کارهایی بود که مهم و غیر ضروری بودند.

 

خب چطور از ماتریس آیزنهاور استفاده کنیم؟

ابتدا تمام کارها، حتی بی اهمیت ترین کارهایی مثل چک کردن اینستاگرام، خوردن میان وعده غذایی و … را لیست کنیم. سپس در جدولی مانند جدول زیر، اهمیت و فوریت کارها را مشخص کنیم. پس از مشخص کردن اهمیت و فوریت کارها، ببینیم این کارها در کدام چهار دسته از کارهای ماتریس آیزنهاور قرار می گیرند.

 

 

تا اینجا نوع کارها را مشخص کردیم. از اینجا به بعد چیکار کنیم؟

کارهای مهم و ضروری را در اولویتمان قرار دهیم؛ اما بررسی کنیم به چه دلیلی این کار مهم و ضروری است، اگر بخاطر پشت گوش انداختنمان بوده، آن را برای دفعه بعد تکرار نکنیم.

در مرحله بعد اثر بخش ترین و مفید ترین زمان هایمان را به کارهای مهم و غیرضروری اختصاص دهیم و زمان کیفی مناسبی برای آن داشته باشیم. این کارها باعث موفقیت و رشد ما می شود.

برای کارهای غیر مهم و ضروری تلاش کنیم تا جای ممکن آن را به دیگران واگذار کنیم و اگر نتوانستیم، این کارها را با حداقل کیفیت قابل قبول انجام دهیم. دقت کنیم که کامل گراییمان باعث نشود برای این کارها وقت زیادی صرف کنیم.

کارهای غیر مهم و غیر ضروری، بدون تعارف یکی از لذت بخش ترین کارها برای ما این کارها هستند و از اینکه وقتمان را صرف این کارها کنیم خشوحال می شویم. گفتنش سخت است اما باید به مرور برای کنار گذاشتن این کارها برنامه ریزی کنیم.